Aktualisiert: 13. Februar 2018
Wird Ihr Postfach täglich mit E-Mails überschwemmt? Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und gibt Tipps, wie Sie Ihre tägliche E-Mail-Flut in den Griff bekommen.
Die tägliche E-Mail-Flut bewältigen
Mal ehrlich: Wie viele E-Mails stehen aktuell in Ihrem Posteingang? Und wie viele davon sind ungelesen? Bedeutet „ungelesen“, dass Sie diese Mail wirklich noch nicht angesehen haben, oder gehören Sie zu den Menschen, die eine Mail wieder als „ungelesen“ markieren, um für sich deutlich zu machen, dass da noch etwas zu tun ist?
Wie lange benötigen Sie, um nach einer Information zu suchen? Ist Ihnen bereits eine Mail durchgerutscht, sodass Sie sie auf den letzten Drücker in einer Nachtschicht bearbeitet haben? Und wie häufig löschen Sie alte Mails? Einmal im Jahr – zwischen Weihnachten und Neujahr?
Jeder von uns bekommt jeden Tag viele E-Mails zugeschickt. Einige sogar sehr viele. Aus meinen Coachings kenne ich Personen, die jeden Tag 100 Mails erhalten. Und das verrückte ist: es kommen ständig neue. Da ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten.
Wäre es nicht schön für Sie zu wissen, dass Sie alles im Griff haben? Sie haben Ihre Prioritäten gesetzt und lassen sich nicht mehr von den Mails durch den Tag treiben? Und am Ende des Tages gehen Sie mit einem guten Gefühl in den Feierabend, weil Ihr Mail-Postfach leer ist?
Was Ihnen jetzt vielleicht noch unmöglich erscheint ist ganz einfach umsetzbar. Ich habe Ihnen in diesem Artikel meine 10 besten Tipps für den effizienten Umgang mit der täglichen E-Mail-Flut zusammengestellt.
Tipps für den effizenten Umgang mit der täglichen E-Mail-Flut
So reduzieren Sie die E-Mails
Ein guter Ansatzpunkt ist, das Problem an der Wurzel anzupacken und die Anzahl der eingehenden Mails zu reduzieren. Dafür habe ich folgende Tipps für Sie zusammengestellt:
#1 Richten Sie einen SPAM-Filter ein
Falls Sie noch keinen SPAM-Filter in Ihrem Mail-Postfach eingerichtet haben, dann sollten Sie dies dringend nachholen. Es erspart Ihnen einiges an Arbeit und Ärger und Sie können sich auf die wirklich wichtigen Mails konzentrieren.
#2 Verzichten Sie auf Lesebestätigungen
Bitte versenden Sie keine Mails mit Lesebestätigungen. Denn als Folge daraus produzieren Sie selbst weitere neue Mails, die in Ihrem Posteingang ankommen. Und wirklich aussagefähig ist die Lesebestätigung auch nicht, denn der Empfänger Ihrer Mail kann entscheiden, ob er Ihnen eine Lesebestätigung schicken möchte, oder nicht.
#3 Melden Sie sich von nicht relevanten Newslettern ab
Sie haben sicherlich einige Newsletter von Experten abonniert. Das ist auch gut so, damit Sie auf dem Laufenden bleiben. Allerdings könnte es sich mit der Zeit für Sie herausgestellt haben, dass einige Themen nicht mehr relevant für Sie sind. Manchmal wird man auch automatisch in einen Newsletterverteiler aufgenommen, weil man bei einem Anbieter ein Produkt gekauft hat. Statt diese Mails immer wieder mehr oder weniger ungelesen selbst zu löschen, melden Sie sich doch einfach von diesen Newsletterverteilern ab.
#4 Nehmen Sie nur eine kleine Anzahl an Personen ins An-Feld
Sie haben ein paar Mitarbeiter und arbeiten mit verschiedenen Dienstleistern zusammen? Dann achten Sie bitte darauf, nur wenige Personen ins An-Feld (und auch CC-Feld) Ihrer E-Mails aufzunehmen. Denn wenn Sie z.B. 10 Personen anschreiben, dann wird Ihnen bestimmt auch jeder antworten, was wiederum zu 10 neuen Mails in Ihrem Posteingang führt. Außerdem wird es schnell unübersichtlich, wenn jeder allen antwortet und die Mails ein paar Mal hin- und her gehen.
So bearbeiten Sie Ihre E-Mails effizient
Damit Sie sich nicht zu lange mit Ihrem Mail-Posteingang beschäftigen und wieder Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:
#5 Entscheiden Sie!
Nachdem Sie neue Mails erhalten haben, gehen Sie diese nach und nach durch. Fragen Sie sich bitte bei jeder Mail:
- Um was geht es? Was muss ich tun?
- Wer ist der Absender?
- Bis wann soll ich die Mail beantworten?
- Wie lange werde ich für die Bearbeitung benötigen?
- Wann sollte ich mit der Bearbeitung beginnen?
- Falls Sie die Mail nur lesen mussten: Wo lege ich die Mail ab?
#6 Sofort erledigen, wenn es schnell geht
Wenn die Bearbeitung einer E-Mail nur ca. 3 Minuten dauert, dann erledigen Sie dies bitte auch sofort. So haben Sie schnell etwas geschafft und bekommen ein gutes Gefühl. An diese Mail brauchen Sie nun nicht mehr zu denken oder ein weiteres Mal anzufassen.
#7 Legen Sie Mails sofort ab
Lassen Sie bitte nicht die gelesenen Mails im Posteingang stehen. Irgendwann werden in Ihrem Posteingang 2.000, 5.000 oder sogar 10.000 Mails liegen. Wenn Sie dann nach Informationen suchen, wird dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Besser ist es, wenn Sie Unterordner zu verschiedenen Themen anlegen und die Mails dorthin verschieben. So erhalten Sie einen besseren Überblick.
#8 Richten Sie Regeln ein
In bestimmten Fällen können Sie ihre empfangenen Mails sofort nach Eingang automatisch in einen Unterordner verschieben lassen. Dafür müssen Sie in Ihrem Mailprogramm entsprechende Regeln einrichten. Dies könnte z.B. sinnvoll sein für Benachrichtigungen zu neuen Kommentaren, die Sie automatisch von WordPress zugeschickt bekommen oder Mails von Ihrem Steuerberater.
#9 Planen Sie die Bearbeitung der Mails sofort ein
Wenn Sie eine E-Mail nicht mehr heute bearbeiten werden, z.B. weil es mehr Zeit beansprucht, oder weil Sie die Antwort erst in zwei Wochen liefern sollen, dann planen Sie die Mail bitte sofort ein. Und zwar konkret. Lassen Sie also die Mail bitte nicht im Posteingang stehen und markieren Sie diese wieder als „ungelesen“. Um die Mail einzuplanen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Sie drucken sie aus und legen sie in eine Wiedervorlagemappe
- Sie wandeln sie in eine Aufgabe um
- Sie wandeln sie in einen Termin um
- Sie setzen ein Nachfassen-Fähnchen an die Mail und vergeben einen konkreten Tag für die Bearbeitung.
Probieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten einfach aus und finden den für Sie passenden Weg.
10# Löschen Sie sofort Mails, die Sie nicht benötigen
E-Mails, die nicht weiter für Sie relevant sind, sollten Sie sofort löschen. Warum sie noch länger aufheben? Wenn Sie ihre Mails nur 1x pro Jahr löschen, dann kostet Sie das sehr viel Zeit. Denn dann müssen Sie jede Mail noch einmal lesen.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Outlook
Vielleicht verfügen Sie über mehrere E-Mail-Adressen bei verschiedenen kostenlosen Anbietern, wie z.B. Googlemail. Die technischen Möglichkeiten meine Tipps dort umzusetzen sind eher eingeschränkt.
Aber vielleicht haben Sie Outlook auf Ihrem Computer installiert und bearbeiten dort Ihre E-Mails. Dann haben Sie viele gute Möglichkeiten sich mit diesem Programm selbst effizient zu organisieren.
15 Video-Anleitungen finden Sie kostenlos auf meinem YouTube-Kanal. Schauen Sie doch einfach mal rein!
Sie sind neugierig geworden und möchten noch mehr über die Möglichkeiten von Outlook wissen? Dann empfehle ich Ihnen mein Outlook-Handbuch mit bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitungen und vielen Praxisbeispielen.
Über die Autorin:
Meike Kranz, 123effizientdabei
Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.
Kontakt:
123effizientdabei
Meike Kranz
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